AUTOMATISCHE BESTELLBESTÄTIGUNGEN VIA AIF

Automatische Verarbeitung mit interaktiven Bestellformularen in SAP
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Für eine detaillierte Disposition fremd­be­schaffter Materialien sind lieferan­tenseitige Bestellbestätigungen unerlässlich. Im Mittel­stand ist dieser Pro­zess häufig mit großen manuellen Aufwänden verbunden. So werden Bestell­bestätigungen per Post, Mail oder Fax em­pfangen oder telefonisch abgestimmt. Durch diese Vorgehensweise müssen Informationen mühsam händisch im SAP-System gepflegt werden, was anderweitig benötigte Kapazitäten im Ein­kauf bindet.

Unser SAP AddOn ermöglicht Ihnen eine weitest­gehend automatisierte sowie ein­fache Möglich­keit, dieser Situation zu begegnen und die Ab­läufe im Einkauf zu vereinfachen. Lassen Sie relevante Informationen einfach durch Ihre Lieferanten pflegen und konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft.

IHRE MEHRWERTE

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Mitarbeiterentlastung durch automati­sierte Prozesse und Pflege durch Lieferanten

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Sicherheit durch Plausibilitätsprüfungen und Festlegung von Toleranzen

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Kein Papierkram mehr durch jederzeit verfügbare Dokumente

DIE WICHTIGSTEN FUNKTIONEN DER AUTOMATISCHEN BESTELLBESTÄTIGUNG

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Interaktive Formulare

Ihren Lieferanten werden interaktive Formulare zur Verfügung gestellt, welche direkt innerhalb des PDFs bearbeitet werden können. Lediglich der Adobe Reader wird dazu benötigt. Ihr Lieferant kann dann Bestätigungsnummern, Lieferdaten, Mengen und, sofern gewünscht, auch Preise pflegen bzw. anpassen. Weiterhin können Einteilungspositionen hinzugefügt sowie entfernt werden.

 
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Automatische Kommunikation

Der Versand funktioniert über eine neue Nach­richtenart, welche problemlos über die Nach­richtenfindung im SAP-Standard verschickt werden kann. Dabei schlägt das System die Ein­teilungen der Bestellung vor, um den manuellen Aufwand zu minimieren. 

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Automatische Eingangsverarbeitung

Nach Abschluss der Bearbeitung kann die Bestätigung direkt aus dem PDF heraus mit einem Klick über Ihr Standard-Mail­programm an das SAP-System zurückgeschickt, was automa­tisch die Eingangsverarbeitung des Tools startet. Um Ihren Schriftverkehr mit dem Lieferanten so einfach wie möglich zu machen, versendet das Tool im Hintergrund automatisch Mails mit vordefinierten Texten, um Ihren Lieferanten auf dem Laufenden zu halten.

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Customizing

Das AddOn verfügt über ein eigenes Customizing, um die Ver­arbeitung der Bestellbestätigungen innerhalb des Prozesses zusteuern. Im Rahmen des Customizings können individuelle Toleranzen für Preis, Menge und Lieferdatum einzeln aktiviert und gesteuert werden. Darüber hinaus können Sie sämtliche Mailtexte für die Kommunikation über das Tool selbst be­stimmen und der jeweiligen Funktion zuweisen.

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Automatische Pflege der Bestellung

Wenn Sie im Customizing Toleranzen für die einzelnen Felder vorgegeben haben, kann eine automatische Pflege der Be­stellung erfolgen. Ansonsten sind die eingegangenen Bestä­tigungen durch den zuständigen Einkäufer zu prüfen. Sofern eingestellte Toleranzen nicht eingehalten werden, erfolgt in jedem Fall eine Prüfung des zuständigen Einkäufers.

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Manuelle Bearbeitung der Bestellung

Im Fall der manuellen Bearbeitung stehen Ihnen grundsätzlich mehrere Alternativen zur Verfügung. Sie können die einge­gangene Bestätigung annehmen oder ablehnen. Darüber hinaus kann der Prozess auch abgebrochen werden, beispiels­weise wenn der Lieferant nicht auf die Mail reagiert.

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“Schluss mit all dem lästigen Papierkram und zeitaufwendigen Abstimmungen! Noch nie war es so einfach, lieferantenseitige Bestellbe­stätigungen zu sammeln und zu speichern. Gestalten Sie Ihre Einkaufsprozesse effizienter, indem Sie die Pflege der Bestell­bestätigungen weitestgehend Ihren Lieferanten überlassen. Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne.”

Alexander Kotsch, SAP Consultant, abilis GmbH

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“Schluss mit all dem lästigen Papierkram und zeitaufwendigen Abstimmungen! Noch nie war es so einfach, lieferantenseitige Bestellbe­stätigungen zu sammeln und zu speichern. Gestalten Sie Ihre Einkaufsprozesse effizienter, indem Sie die Pflege der Bestell­bestätigungen weitestgehend Ihren Lieferanten überlassen. Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne.”

Alexander Kotsch, SAP Consultant, abilis GmbH

ALLE VORTEILE IM ÜBERBLICK

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Effizientere Einkaufsprozesse durch Pflege der Bestellbestätigungen durch Ihre Lieferanten

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Nachvollziehbarkeit des kompletten Informationsflusses in einer einzigen, zentralen Transaktion

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Möglichkeit zur manuellen Überprüfung der Eingangs­verarbeitung bei Abweichungen außerhalb einer definierten Toleranz
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Bearbeitung der verschickten Bestätigungsvorlagen direkt im Adobe Reader

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Reduzierung von Anwenderfehlern durch diverse Plausibilitätsprüfungen beim Upload der Daten

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Keine Notwendigkeit zur Ablage von Papierbelegen durch jederzeit verfügbare ein- und ausgehende Dokumente

ALLGEMEINE FAKTEN ZUR AUTOMATISCHEN BESTELLBESTÄTIGUNG

Preis

Auf Anfrage

 

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Leistungsumfang

Beinhaltet das Bestellformular nach Ihrem Corporate Design als SAP Adobe Interactive Form inkl. Logiken und Daten­bereitstellung aus dem ERP-System, die automa­tische Verarbeitung innerhalb SAP ERP. Zzgl. jährlicher Produktwartungsgebühr in Höhe von 19%.

 

Nutzung

Das SAP AddOn steht Ihnen jederzeit zur Verfügung. Durch die regelmäßige Weiterentwicklung des AddOns ist das Coding ebenfalls für SAP HANA Datenbanken optimiert.

Voraussetzung

ADS-Server mit kundenindividuellen Credentials (Konfiguration kann auf Anfrage auch durch abilis übernommen werden), zzgl. kostengünstigen SAP Adobe Lizenzen.

 

 

 

 

 

 

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