DOKUMENTENMANAGEMENT MIT SMART-PLM [DOCUMENTS]
Flexible und benutzerfreundliche Verwaltung von Dokumenten in SAP
DOKUMENTENMANAGEMENT MIT SMART-PLM [DOCUMENTS]
Flexible und benutzerfreundliche Verwaltung von Dokumenten in SAP
Die für die täglichen Geschäftsprozesse notwendigen Dokumente in Netzlaufwerken oder gar analogen Papierakten außerhalb des SAP-Systems zu verwalten ist sehr aufwendig, zeitintensiv und wenig motivierend. Der SAP-Standard bietet mit SAP DMS zwar die technische Basis für ein integriertes Dokumentenmanagement. Dennoch fehlt es an Flexibilität, Usability und Transparenz. Mit dem SAP Easy Document Management kann man zwar einzelne Bedienschwächen des SAP DMS umgehen, allerdings ist diese Lösung nicht zukunftsfähig und wird von SAP bereits ab S/4HANA 1511 nicht mehr unterstützt.
Mit smart-plm [documents] erweitern Sie die rudimentären Möglichkeiten des SAP-Standards im Handumdrehen um eine adaptive, strukturierte und sehr intuitive Dokumentenverwaltung, dessen Hauptaugenmerk auf Transparenz und Usability liegt. Mächtige Suchfunktionen, vielfältige Pflegefunktionen und strukturierte Ablage in Verzeichnisstrukturen mit Integration in die SAP-Standard-Belege ermöglichen ein effizientes und flexibles Dokumentenmanagement direkt im SAP-System.
IHRE MEHRWERTE
Zeitersparnis
Zeitersparnis durch schnelle Suche und komfortable Pflege von Dokumenten
Benutzerfreundlichkeit
Hohe Benutzerfreundlichkeit durch Windows Explorer Look & Feel
Einfacher Umgang
Einfacher Umgang mit täglich benötigten Dokumenten und Dokumentfunktionen durch deutlich weniger Navigationsschritte
“Im Produktmanagement ist die Zeit, in der einzelne Dokumente isoliert betrachtet werden, längst vorbei. Lieferanten-, Equipment-, Produkt- oder Anlagenakten müssen erst erstellt und gesamtheitlich verwaltet werden. Mit smart-plm [documents] heben wir das rudimentäre SAP Dokumentenmanagement auf das nächste Level, indem vielfältige Anzeige- und Pflege-Funktionen in einer komfortabel bedienbaren und übersichtlichen Oberfläche integriert werden und den Anwender mit wenigen Klicks zum gewünschten Dokument bringen. Die strukturierten Ablagemöglichkeiten und der dabei verfolgte Aktengedankte mitsamt Integration in die jeweiligen SAP-Objekte bietet zusätzliche Transparenz!”
Karl Hofbauer, SAP PLM Consultant, smart-plm Aigner GmbH & Co. KG
Die wichtigsten Funktionen
Objektbezogene Dokumentenverwaltung
Das SAP AddOn smart-plm [documents] kann im SAP-Standard über die Dienste zum Objekt kontextbezogen in beliebige Belege integriert werden. Für den dokumentenzentrierten Einstieg steht eine übersichtliche Power-Transaktion zur Verfügung. Damit können Sie Dokumente suchen, in baumartigen Verzeichnisstrukturen browsen, neue Dokumente anlegen, versionieren oder Änderungen vornehmen.
Strukturierte Dateiablage
Die Lösung verbindet Dokumente und Dokumentenstrukturen über Dokumentenakten, mit den unterschiedlichsten SAP-Business-Objekten. Anwendungsfälle können beispielsweise Akten zu Materialien, Equipments, Lieferanten, Kunden, Personal, Fertigungsaufträge, Bestellungen, oder PSP-Elemente aus dem SAP-Projektsystem sein. Die automatisierte Anlage ganzer Verzeichnisstrukturen zum SAP-Objekt auf Basis von Aktentemplates wird dabei selbstverständlich unterstützt.
Umfangreiche und flexible Suchfunktionen
- über Dokument-Metadaten (z. B. Dokumentart, Status, …)
- über Klassifizierung des Dokuments oder des Materials
- über Metadaten der verknüpften Objekte (z. B. Equipment)
- über Verwendungsnachweis als Fertigungshilfsmittel in Plänen und Aufträgen
- mit benutzerspezifisch konfigurierbaren Selektionskriterien
- mit globalen und persönlichen Selektionsvarianten
Informationsfluss, Abos und Laufwege
Direkt in der Anwendung können zu den Dokumenten einfache Ad-hoc-Workflows, sogenannte „Laufwege“, selbst designed werden, um damit Prüf- und Freigabeprozesse abzubilden. Laufwegsvorlagen erleichtern dabei die Wiederverwendung von sich wiederholenden Abläufen. Zusätzlich können Dokumente und Akten „abonniert“ werden, um sich über Dokumentänderungen automatisch informieren zu lassen.
Zahlreiche Zusatzfunktionen
Profitieren Sie von zahlreichen Zusatzfunktionen, wie beispielsweise dem Live-Edit von Office-Dokumenten, dem E-Mail-Import aus Outlook, der Dublettenprüfung bei Neuanlage und dem Schnellzugriff auf Dokumente und Verzeichnisse. Darüber hinaus lassen sich einzelne Dateien und auch Ordner als ZIP-Datei downloaden. Zusätzlich ermöglicht die individuelle Berechtigungsvergabe für einzelne Dokumente und ganze Verzeichnisstrukturen eine flexible und zielgerichtete Zugriffssteuerung.
UNSER PARTNER
ALLGEMEINE FAKTEN
ALLE VORTEILE IM ÜBERBLICK
S/4HANA-ready
Ein SAP AddOn für alle Systeme (auch für SAP S/4HANA)
Strukturierte Dateiablage
Strukturierte Dateiablage und -verwaltung im SAP-System im gewohnten Windows Explorer Look & Feel
Zukunftssicher
Zukunftssichere Datenbasis durch die Verwendung von SAP-Standard-Objekten wie Dokumenteninfosatz und Klassifizierung
Erweiterbarkeit
Hohe kundenspezifische Erweiterbarkeit
Drag & Drop
Dokumentanlage per Drag & Drop (beispielsweise vom Desktop oder Windows Explorer)
Power-Transaktion
Navigation in Verzeichnungsstrukturen, schnelle Suche und komfortable Pflege von Dokumenten in einer Power-Transaktion
Automatisiert
Automatisierte Anlage von Objektakten für beliebige SAP-Objekte (z. B. zur Abbildung von Projekt-, Lieferanten- und Equipment-Akten)
Einfache Pflege
Einfache Pflege von Templates und Template-Akten
Interesse geweckt?
Gerne zeigen wir Ihnen die Funktionsweise des SAP AddOns in einem Demo-Termin. Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen oder für ein erstes, unverbindliches Beratungsgespräch.
Sie möchten mehr erfahren? In unserer Webinar-Aufzeichnung “smart-plm [documents] – Einfaches Dokumentenmanagement inside SAP” stellen wir Ihnen das SAP AddOn im Detail vor und erklären Ihnen die enthaltenen Funktionen, die Ihnen den Geschäftsalltag erleichtern.