DOKUMENTENMANAGEMENT MIT SMART-PLM [DOCUMENTS]

Flexible und benutzerfreundliche Verwaltung von Dokumenten in SAP
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Die für die täglichen Geschäfts­pro­zes­se notwendigen Dokumente in Netz­lauf­werken oder gar analogen Papier­akten außerhalb des SAP-Systems zu ver­walten ist sehr aufwendig, zeitinten­siv und wenig motivierend. Der SAP-Stan­dard bietet mit SAP DMS zwar die technische Basis für ein integriertes Doku­mentenmanagement. Dennoch fehlt es an Flexibilität, Usability und Transpa­renz. Mit dem SAP Easy Document Management kann man zwar einzelne Be­dienschwächen des SAP DMS umgehen, allerdings ist diese Lösung nicht zu­kunftsfähig und wird von SAP bereits ab S/4HANA 1511 nicht mehr unter­stützt.

Mit smart-plm [documents] erweitern Sie die rudimentären Möglichkeiten des SAP-Standards im Handumdrehen um eine adaptive, strukturierte und sehr intuitive Dokumentenverwaltung, des­sen Hauptaugenmerk auf Trans­parenz und Usability liegt. Mächtige Suchfunk­tionen, vielfältige Pflege­funk­tionen und strukturierte Ablage in Verzeichnis­strukturen mit Integration in die SAP-Stan­dard-Belege ermöglichen ein effizientes und flexibles Doku­menten­manage­ment direkt im SAP-System.

IHRE MEHRWERTE

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Zeitersparnis durch schnelle Suche und komfortable Pflege von Dokumenten

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Hohe Benutzerfreundlichkeit durch Windows Explorer Look & Feel

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Einfacher Umgang mit täglich benötigten Dokumenten und Dokumentfunktionen durch deutlich weniger Navigationsschritte

smart-plm Aigner

DIE WICHTIGSTEN FUNKTIONEN DES SAP ADDONS ZUM DOKUMENTENMANAGEMENT

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Objektbezogene Dokumentenverwaltung

Das SAP AddOn smart-plm [documents] kann im SAP-Standard über die Dienste zum Objekt kontextbezogen in beliebige Belege inte­griert werden. Für den dokumentenzentrierten Einstieg steht eine übersichtliche Power-Transaktion zur Verfügung. Damit können Sie Dokumente suchen, in baumartigen Verzeichnisstrukturen browsen, neue Dokumente anlegen, versionieren oder Änderungen vornehmen.

 
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Strukturierte Dateiablage

Die Lösung verbindet Dokumente und Dokumentenstrukturen über Dokumentenakten, mit den unterschiedlichsten SAP-Business-Objekten. Anwendungsfälle können beispielsweise Akten zu Materialien, Equipments, Lieferanten, Kunden, Perso­nal, Fertigungsaufträge, Bestellungen, oder PSP-Elemente aus dem SAP-Projektsystem sein. Die automatisierte Anlage ganzer Verzeichnisstrukturen zum SAP-Objekt auf Basis von Aktentemplates wird dabei selbstverständlich unterstützt.

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Umfangreiche und flexible Suchfunktionen

  • über Dokument-Metadaten (z. B. Dokumentart, Status, …)
  • über Klassifizierung des Dokuments oder des Materials
  • über Metadaten der verknüpften Objekte (z. B. Equipment)
  • über Verwendungsnachweis als Fertigungshilfsmittel in Plänen und Aufträgen
  • mit benutzerspezifisch konfigurierbaren Selektionskriterien
  • mit globalen und persönlichen Selektionsvarianten
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Informationsfluss, Abos und Laufwege

Direkt in der Anwendung können zu den Dokumenten einfache Ad-hoc-Workflows, sogenannte „Laufwege“, selbst designed werden, um damit Prüf- und Freigabeprozesse abzubilden. Laufwegs­vor­lagen erleichtern dabei die Wiederverwendung von sich wiederho­lenden Abläufen. Zusätzlich können Dokumente und Akten „abonniert“ werden, um sich über Dokument­änderungen automatisch informieren zu lassen.

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Zahlreiche Zusatzfunktionen

Profitieren Sie von zahlreichen Zusatzfunktionen, wie beispielsweise dem Live-Edit von Office-Dokumenten, dem E-Mail-Import aus Outlook, der Dublettenprüfung bei Neuanlage und dem Schnell­zugriff auf Dokumente und Verzeichnisse. Darüber hinaus lassen sich einzelne Dateien und auch Ordner als ZIP-Datei downloaden. Zusätzlich ermöglicht die individuelle Berechtigungsvergabe für einzelne Dokumente und ganze Verzeichnisstrukturen eine flexible und zielgerichtete Zugriffssteuerung.

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„Im Produktdatenmanagement ist die Zeit, in der einzelne Doku­men­te isoliert betrachtet und verwaltet werden, längst vorbei. Liefe­ran­ten-, Equipment-, Produkt- oder Anlagenakten müssen erstellt und gesamtheitlich verwaltet werden. Mit smart-plm [documents] heben wir das rudimentäre SAP Dokumentenmanagement auf das nächste Level, indem vielfältige Anzeige- und Pflege-Funktionen in einer komfortabel bedienbaren und übersichtlichen Oberfläche integriert werden und den Anwender mit wenigen Klicks zum gewünschten Dokument bringen. Die strukturierten Ablagemöglichkeiten und der dabei verfolgte Aktengedanke mitsamt Integration in die jeweiligen SAP-Objekte bietet zusätzliche Transparenz!“

Karl Hofbauer, SAP PLM Consultant, smart-plm Aigner GmbH & Co. KG

ALLE VORTEILE IM ÜBERBLICK

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S/4HANA-ready

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Strukturierte Dateiablage und -verwaltung im SAP-System im gewohnten Windows Explorer Look & Feel

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Zukunftssichere Datenbasis durch die Verwendung von SAP-Standard-Objekten wie Dokumenteninfosatz und Klassifizierung

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Automatisierte Anlage von Objektakten für beliebige SAP-Objekte (z. B. zur Abbildung von Projekt-, Lieferanten- und Equipment-Akten)

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Hohe kundenspezifische Erweiterbarkeit

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Dokumentanlage per Drag & Drop (beispielsweise vom Desktop oder Windows Explorer)

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Navigation in Verzeichnungs­strukturen, schnelle Suche und komfortable Pflege von Doku­menten in einer Power-Transaktion

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Einfache Pflege von Templates und Template-Akten

ALLGEMEINE FAKTEN ZUM SAP ADDON ZUM DOKU­MENTENMANAGEMENT

Preis

Auf Anfrage

 

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Nutzung

Das SAP AddOn steht Ihnen jederzeit zur Verfügung. Durch die regelmäßige Weiterentwicklung des AddOns ist das Coding ebenfalls für SAP HANA Datenbanken optimiert.

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