smart PLM

Flexible und benutzerfreundliche Verwaltung von Dokumenten inside SAP

Die für die täglichen Geschäftsprozesse notwendigen Dokumente in Netzlaufwerken oder gar analogen Papierakten außerhalb des SAP-Systems zu verwalten ist sehr aufwendig, zeitintensiv und wenig motivierend. Der SAP-Standard bietet mit SAP DMS zwar die technische Basis für ein integriertes Dokumentenmanagement. Dennoch fehlt es an Flexibilität, Usability und Transparenz. Mit dem SAP Easy Document Management kann man zwar einzelne Bedienschwächen des SAP DMS umgehen, allerdings ist diese Lösung nicht zukunftsfähig und wird von SAP bereits ab S/4HANA 1511 nicht mehr unterstützt.

Mit smart-plm [documents] erweitern Sie die rudimentären Möglichkeiten des SAP-Standards im Handumdrehen um eine adaptive, strukturierte und sehr intuitive Dokumentenverwaltung, dessen Hauptaugenmerk auf Transparenz und Usability liegt. Mächtige Suchfunktionen, vielfältige Pflegefunktionen und strukturierte Ablage in Verzeichnisstrukturen mit Integration in die SAP-Standard-Belege ermöglichen ein effizientes und flexibles Dokumentenmanagement direkt im SAP-System.

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Ihre Vorteile durch das Dokumentenmanagement smart PLM

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Zeitgewinn bei Dokumentzugriff

Finden Sie benötigte Dateien in Sekunden. Dank der integrierten Suche und der direkten Verknüpfung zu SAP-Objekten.

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Transparente Ablage & Struktur

Alle Dokumente sind zentral, nachvollziehbar und versionssicher abgelegt, direkt im Kontext des jeweiligen SAP-Belegs.

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Erhöhter Bedienkomfort

Intuitive Bedienung im Look & Feel des Windows Explorers ermöglicht einfaches Arbeiten ohne aufwendige Schulung.

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Workflow- & Freigabeprozesse

Freigaben, Laufwege und Benachrichtigungen werden digital gesteuert für strukturierte und nachvollziehbare Dokumentenprozesse.

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Die wichtigsten Funktionen

 

Dokumentenverwaltung

 

Dateiablage

U U

Suchfunktion

 

Workflows

 

Zusatzfunktionen

Das AddOn fügt sich kontextbezogen in SAP-Belege und Objekte ein (z. B. Material, Kunden, Bestellungen). Dokumente können in Verzeichnisstrukturen durchsucht, versioniert oder bearbeitet werden, alles in direktem Zusammenhang mit dem SAP-Objekt.

Dokumente und Akten werden in hierarchischen Verzeichnisstrukturen verwaltet, basierend auf Aktentemplates. Die automatische Anlage von Akten zu Objekten (z. B. Material, Equipment, Bestellung) wird unterstützt, was eine konsistente Ablage ermöglicht.

Suche über Metadaten (z. B. Dokumentart, Status), Klassifizierung, Belegverknüpfungen und weitere Selektionskriterien. Nutzer können eigene Suchvarianten definieren.

Einfach modellierbare Freigabe- und Prüfprozesse („Laufwege“) lassen sich direkt auf Dokumente anwenden. Dokumente oder Akten können abonniert werden, um bei Änderungen informiert zu werden.

Funktionen wie Live-Edit von Office-Dokumenten, E-Mail-Import, Dublettenprüfung, ZIP-Download ganzer Ordner sowie feinsteuerbare Berechtigungen für Dokumente und Ordner sind verfügbar.