AUTOMATISCHE BESTELLBESTÄTIGUNGEN VIA AIF
Automatische Verarbeitung mit interaktiven Bestellformularen in SAP
AUTOMATISCHE BESTELLBESTÄTIGUNGEN VIA AIF
Automatische Verarbeitung mit interaktiven Bestellformularen in SAP
Für eine detaillierte Disposition fremdbeschaffener Materialien sind lieferantenseitige Bestellbestätigungen unerlässlich. Im Mittelstand ist dieser Prozess häufig mit großen manuellen Aufwänden verbunden. So werden Bestellbestätigungen per Post, mail oder Fax empfangen oder telefonisch abgestimmt. Durch diese Vorgehensweise müssen Informationen mühsam händisch im SAP-System gepflegt werden, was anderweitig benötige Kapazitäten im Einkauf bindet.
Unser SAP AddOn ermöglicht Ihnen eine weitestgehend automatisierte sowie einfache Möglichkeit, dieser Situation zu begegnen und die Abläufe im Einkauf zu vereinfachen. Lassen Sie relevante Informationen einfach durch Ihre Lieferanten pflegen und konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft.
IHRE MEHRWERTE
Mitarbeiterentlastung
Entlastung Ihrer Mitarbeiter durch automatisierte Prozesse und Pflege durch Lieferanten
Automatisierte Prozesse
Automatisches Anhängen der Empfangenen Mail an den Einkaufsbeleg
Papierloses Arbeiten
Kein Papierkram mehr durch jederzeit verfügbare Dokumente
“Schluss mit all dem lästigen Papierkram und zeitaufwändigen Abstimmungen. Noch nie war es so einfach, lieferantenseitige Bestellbestätigungen zu sammeln und zu speichern. Gestalten Sie Ihre Einkaufsprozesse effizienter, indem Sie die Pflege der Bestellbestätigungen weitestgehend Ihren Lieferanten überlassen. Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne.”
Philipp Kempf, Senior Manager SAP Consulting, abilis Consulting GmbH
Die wichtigsten Funktionen
Interaktive Formulare
Ihren Lieferanten werden interaktive Formulare zur Verfügung gestellt, welche direkt innerhalb des PDFs bearbeitet werden können. Lediglich der Adobe Reader wird dazu benötigt. Ihr Lieferant kann dann Bestätigungsnummern, Lieferdaten, Mengen und, sofern gewünscht, auch Preise pflegen bzw. anpassen. Weiterhin können Einteilungspositionen hinzugefügt sowie entfernt werden.
Automatische Kommunikation
Der Versand funktioniert über eine neue Nachrichtenart, welche problemlos über die Nachrichtenfindung im SAP-Standard verschickt werden kann. Dabei schlägt das System die Einteilungen der Bestellung vor, um den manuellen Aufwand zu minimieren.
Automatische Eingangsverarbeitung
Nach Abschluss der der Bearbeitung kann die Bestätigung direkt aus dem PDF heraus mit einem Klick über Ihr Standart-Mailprogramm an das SAP-System zurückgeschickt werden, was automatisch die Eingangsverarbeitung des Tools startet. Um Ihren Schriftverkehr mit dem Lieferanten so einfach wie möglich zu machen, versendet das Tool im Hintergrund automatisch Mails mit vordefinierten Texten, um Ihren Lieferanten auf dem Laufenden zu halten.
Customizing
Das AddOn verfügt über ein eigenes Customizing, um die Verarbeitung der Bestellbestätigungen innerhalb des Prozesses zu steuern. Im Rahmen des Customizings können individuelle Toleranzen für Preis, Menge und Lieferdatum einzeln aktiviert und gesteuert werden. Darüber hinaus können Sie sämtliche Mailtexte für die Kommunikation über das Tool selbst bestimmen und der jeweiligen Funktionen zuweisen.
Automatische Pflege der Bestellung
Wenn Sie im Customizing Toleranzen für die einzelnen Felder vorgegeben haben, kann eine automatische Pflege der Bestellungen erfolgen. Ansonsten sind die eingegangenen Bestätigungen durch den zuständigen Einkäufer zu prüfen. Sofern eingestellte Toleranzen nicht eingehalten werden, erfolgt in jedem Fall eine Prüfung des zuständigen Einkäufers.
Manuelle Bearbeitung und Bestellung
Im Fall der manuellen Bearbeitung stehen Ihnen grundsätzlich mehrere Alternativen zur Verfügung. Sie können die eingegangene Bestätigung annehmen oder ablehnen. Darüber hinaus kann der Prozess auch abgebrochen werden, beispielsweise wenn der Lieferant nicht auf die Mail reagiert.
ALLGEMEINE FAKTEN
ALLE VORTEILE IM ÜBERBLICK
Transparenz und Kontrolle
Nachvollziehbarkeit des kompletten Informationsflusses in einer einzigen, zentralen Transaktion
Optimierung des Einkaufsprozesses
Effizientere Einkaufsprozesse durch Pflege der Bestellbestätigungen durch Ihre Lieferanten
Flexible Kontrolle
Möglichkeit zur manuellen Überprüfung der Eingangsverarbeitung bei Abweichungen außerhalb der definierten Toleranz
Einfache Anpassung
Bearbeitung der verschickten Bestätigungsvorlagn direkt im Adobe Reader
Sicherer Datenupload
Reduzierung von Anwenderfehlern durch diverse Plausibilitätsprüfungen beim Upload der Daten
Papierlos und effizient
Keine Notwendigkeit zur Ablage von Papierbelegen durch jederzeit verfügbare ein- und ausgehende Dokumente
Interesse geweckt?
Gerne zeigen wir Ihnen die Funktionsweise des SAP AddOns bei einem Demo-Termin. Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen oder für ein erstes, unverbindliches Beratungsgespräch.