Eingangsrechnungen inside SAP automatisch verarbeiten
Eingangsrechnungen automatisch inside SAP verarbeiten
RECHNUNGSEINGANG INSIDE SAP AUTOMATISIEREN
Werden Eingangsrechnungen in Unternehmen manuell verarbeitet, kostet das enorm viel Zeit und kann sehr fehleranfällig sein – vor allem bei einem großen Rechnungsvolumen. Dieser wichtige Prozess sollte eigentlich digitalisiert und möglichst schnell durchgeführt werden. Aus diesem Grund haben wir die invoiceLINE entwickelt, mit der Sie eingehende Rechnungen automatisieren und direkt inside SAP abwickeln können. Zudem wird der Rechnungseingangsprozess dadurch auf unter eine Minute beschleunigt – und das ohne manuellen Aufwand.
SAP-zertifizierte Lösung für den Rechnungseingang
Die invoiceLINE ist zertifiziert für SAP ERP ECC 6.0 sowie S/4HANA On-Premises, S/4HANA Cloud (Private Edition) und RISE with SAP (Private Edition). Sie funktioniert immer auf dem aktuellen Grundstandard des vorhandenen S/4HANA Release.
Schnelle Rechnungserfassung komplett inside SAP
Mit unserer invoiceLINE verarbeiten Sie Ihre Eingangsrechnungen direkt in Ihrem SAP-System. Unsere Freiform-Erkennung inside SAP sorgt dabei für eine schnelle Rechnungserfassung in unter einer Minute. Dadurch sind Modulwechsel schneller möglich.
Verarbeitung aller gängigen Rechnungsformate
Ob Papier, E-Mail mit PDF-Anhang, EDI, XML, ZUGFeRD, IDoc oder XRechnung: Die invoiceLINE verarbeitet alle Eingangsrechnungen zentral und komplett elektronisch. Der große Vorteil: Sie benötigen daher keine weitere Lösung oder Schnittstelle.
Zahlreiche Customizing-Möglichkeiten & Workflows
Auf Basis eines starken Standards bieten wir Ihnen zahlreiche Erweiterungen und weitreichende Customizing-Möglichkeiten. Auch individuelle Workflows können integriert und Ihren Wünschen entsprechend angepasst werden.
KERNPROZESS UND FUNKTIONSWEISE
Schritt 1: Rechnungseingang
Ihre Rechnungen können auf verschiedenen Wegen bei Ihnen eintreffen. Per Post eingehende Rechnungen werden mithilfe einer Scannerlösung digitalisiert und daraufhin automatisch an das Archivsystem weitergesendet. Beim E-Mail-Eingang werden die Anhänge der E-Mail durch den mailHANDLERpdf als Rechnung erkannt und dann dementsprechend ebenfalls weitergeleitet.
Schritt 2: Erkennung und Verarbeitung der Rechnung inside SAP
Über das Archivsystem wird die Rechnung wiederum an einen OCR-Server weitergesendet und dort einer optischen Zeichenerkennung unterzogen. Die Weiterverarbeitung erfolgt mittels unserer Freiform-Erkennung inside SAP, die den Zeichen Bedeutung gibt, Werte zuordnet und die Daten den Feldern im SAP-System entsprechend ablegt.
Schritt 3: Sichtprüfung oder automatische Prüfung
Im workCENTER werden die Rechnungen gesammelt und angezeigt. Von dort aus können Sie die Rechnung prüfen, bearbeiten und direkt buchen oder im nächsten Schritt einen Freigabeprozess einleiten. Wenn Sie sich für den Einsatz der Dunkelbuchung entscheiden und die Rechnung einwandfrei ist, ist der Buchungsprozess hier schon abgeschlossen.
Schritt 4: Einleitung eines Freigabeprozesses
Workflows für die sachliche Freigabe sowie Zahlungsfreigabe können in der invoiceLINE automatisiert ausgeführt werden. Diese werden hierfür bei der Einführung klar definiert und in Transaktionen im SAP-System hinterlegt.
Schritt 5: Buchung der Rechnung im SAP-System
Nach Abschluss des Freigabeprozesses landet die Rechnung wieder im workCENTER. Da die invoiceLINE Buchungskreise und alle anderen wichtigen Daten erkennt und berücksichtigt, wird die Rechnung nach Ihren Wünschen gebucht, entsprechend im SAP-System korrekt abgelegt und in einem Archivierungssystem archiviert.
MÖGLICHE ERWEITERUNGEN
mailHANDLERpdf – Rechnungseingang per E-Mail
Zum Verarbeiten von Rechnungen, die per E-Mail eingehen, wird der so genannte mailHANDLERpdf benötigt. Dieser erkennt den Inhalt von E-Mails, verarbeitet diesen und gibt ihn an das SAP-System weiter. Kunden, die ihre Rechnungen in den meisten Fällen über den Mailverkehr erhalten, wird der mailHANDLERpdf wärmstens empfohlen.
Positionserkennung – effizientere Dunkelbuchung
Wurden in der Vergangenheit hauptsächlich Daten aus der Kopfzeile erkannt und die Positionsinformationen aus der Bestellung angereichert, kann mit unserer Positionserkennung nun mit Ist-Daten aus den Positionen des Belegs gearbeitet werden, was eine Vielfalt neuer Möglichkeiten bietet. Durch die verbesserte Erkennungsqualität kann schlussendlich auch die Dunkelbuchungsquote gesteigert werden.
reportENGINE – Reports zur Prozessverbesserung
Mit der reportENGINE lassen sich hilfreiche Reports generieren. Mit den Erkenntnissen aus diesen Reports lässt sich beispielsweise der Rechnungseingangsprozess verbessern, erweitern oder gegebenenfalls verschlanken. Beispiele für Reports sind: Erkennungsauswertungen, Dunkelbuchung ja oder nein, Zahllaufreport, Durchlaufzeiten (Vorgang bis Endgebucht), uvm.
caseENGINE – Freigabeprozess jederzeit im Blick
Die caseENGINE dient dem Einrichten individueller dynamischer Workflows durch unterschiedliche Transaktionen sowie einem umfassenden Monitoring: Verantwortliche können jederzeit den Status aller Vorgänge im Blick behalten und bei Bedarf eingreifen. Durch technisches Monitoring können möglicherweise auftretende Probleme proaktiv abgewendet werden.
Eskalationsmanagement – schnell handeln
Zur Sonderbehandlung nicht bearbeiteter Workflow-Vorgänge werden folgende Eskalationsmechanismen eingerichtet:
Eskalationsstufe 1: Erste Erinnerungsmail an Workflow-Empfänger (4 Arbeitstage)
Eskalationsstufe 2: Vorgang zurückholen zum Prozesseigentümer (2 Arbeitstage nach Eskalationsstufe 1)
Lassen Sie sich gerne zum Eskalationsmanagement von unseren invoiceLINE-Experten unverbindlich beraten.
syntaxANALYZER – für internationale Roll-outs
Jeder möchte die Kosten bei einem internationalen Roll-out so gering wie möglich halten. Mit dem syntaxANALYZER ist das kein Problem mehr. Hierbei wird eine vernünftige Relation zwischen den Lizenz- und Beratungskosten sowie dem Volumen an Vorgängen aufgestellt.
Schon gewusst? Durch die Zusatzanwendung syntaxANALYZER werden ausschließlich einmalige Roll-out-Kosten fällig – keine Lizenzen pro Land oder Sprache.
MÖGLICHE ERWEITERUNGEN
mailHANDLERpdf – Rechnungseingang per E-Mail
Zum Verarbeiten von Rechnungen, die per E-Mail eingehen, wird der so genannte mailHANDLERpdf benötigt. Dieser erkennt den Inhalt von E-Mails, verarbeitet diesen und gibt ihn an das SAP-System weiter. Kunden, die ihre Rechnungen in den meisten Fällen über den Mailverkehr erhalten, wird der mailHANDLERpdf wärmstens empfohlen.
Positionserkennung – effizientere Dunkelbuchung
Wurden in der Vergangenheit hauptsächlich Daten aus der Kopfzeile erkannt und die Positionsinformationen aus der Bestellung angereichert, kann mit unserer Positionserkennung nun mit Ist-Daten aus den Positionen des Belegs gearbeitet werden, was eine Vielfalt neuer Möglichkeiten bietet. Durch die verbesserte Erkennungsqualität kann schlussendlich auch die Dunkelbuchungsquote gesteigert werden.
reportENGINE – Reports zur Prozessverbesserung
Mit der reportENGINE lassen sich hilfreiche Reports generieren. Mit den Erkenntnissen aus diesen Reports lässt sich beispielsweise der Rechnungseingangsprozess verbessern, erweitern oder gegebenenfalls verschlanken. Beispiele für Reports sind: Erkennungsauswertungen, Dunkelbuchung ja oder nein, Zahllaufreport, Durchlaufzeiten (Vorgang bis Endgebucht), uvm.
caseENGINE – Freigabeprozess jederzeit im Blick
Die caseENGINE dient dem Einrichten individueller dynamischer Workflows durch unterschiedliche Transaktionen sowie einem umfassenden Monitoring: Verantwortliche können jederzeit den Status aller Vorgänge im Blick behalten und bei Bedarf eingreifen. Durch technisches Monitoring können möglicherweise auftretende Probleme proaktiv abgewendet werden.
Eskalationsmanagement – schnell handeln
Zur Sonderbehandlung nicht bearbeiteter Workflow-Vorgänge werden folgende Eskalationsmechanismen eingerichtet:
Eskalationsstufe 1: Erste Erinnerungsmail an Workflow-Empfänger (4 Arbeitstage)
Eskalationsstufe 2: Vorgang zurückholen zum Prozesseigentümer (2 Arbeitstage nach Eskalationsstufe 1)
Lassen Sie sich gerne zum Eskalationsmanagement von unseren invoiceLINE-Experten unverbindlich beraten.
syntaxANALYZER – für internationale Roll-outs
Jeder möchte die Kosten bei einem internationalen Roll-out so gering wie möglich halten. Mit dem syntaxANALYZER ist das kein Problem mehr. Hierbei wird eine vernünftige Relation zwischen den Lizenz- und Beratungskosten sowie dem Volumen an Vorgängen aufgestellt.
Schon gewusst? Durch die Zusatzanwendung syntaxANALYZER werden ausschließlich einmalige Roll-out-Kosten fällig – keine Lizenzen pro Land oder Sprache.
UNSERE SERVICES
Damit die Lösung genau an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst wird, schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuellen Prozesse und Workflows an. Mittels Fragebogen und Workshop ermitteln wir die für Sie optimale Lösung. Neben der eigentlichen Einführung führen wir auch Schulungen Ihrer Mitarbeiter sowie Tests durch. Im Anschluss an das Projekt sind wir Ihr zuverlässiger Partner rund um Versionsupdates und Support.
Fragebogen
Klärung der Voraussetzungen via Fragebogen
Mit Hilfe eines Fragebogens ermitteln wir Ihre Voraussetzungen für unsere Lösung. Hierbei fragen wir ab, in welcher Form und Anzahl die Dokumente bei Ihnen eingehen, welches Archivierungssystem aktuell verwendet wird sowie einige weitere Punkte bezüglich Ihrer Organisation und des aktuellen SAP-Systems.
Somit können wir für die Angebotserstellung schon gezieltere Angaben zur Umsetzung machen und den Workshop optimal vorbereiten.
Workshop
Vorstellung der Lösung angepasst an Ihre Anforderungen
In einem Workshop erstellen wir mit Ihren Projektbeteiligten einen klar strukturierten Projektleitfaden. Dieser wird aus Ihren Prozess- und SAP-Systemvoraussetzungen mit Hilfe von Best Practices aufgesetzt.
Einführung
Umsetzung der Lösung
Auf Basis des Workshops führen wir die Lösung bei Ihnen ein. Neben dem Standard-Prozess setzen wir bei Bedarf auch gerne weitere Zusatzanwendungen für Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse um.
Schulungen
Schulung Ihrer Mitarbeiter & Go-Live
Neben ausgiebigen Schulungen führen wir auch wichtige Tests durch, damit Ihre Mitarbeiter einwandfrei mit unserer Lösung arbeiten können und alle Prozesse so funktionieren, wie Sie sich das wünschen.
Beim Go-Live stehen wir mit Ihnen in engster Absprache, damit ein reibungslos funktionierender Übergang zum neuen Prozess entsteht.
Support
Versionsupdates & Support
Auch über die Einführung hinaus sind wir Ihr Partner. Neben wichtigen Versionsupdates bieten wir Ihnen auch ganzheitlichen SAP-Support durch erfahrene SAP-Experten der abilis group.
IHRE VORTEILE
Einfacher. Schneller. Transparenter.
Mit unserer invoiceLINE lassen sich eingehende Rechnungen automatisieren und damit der Aufwand für die Rechnungsbearbeitung deutlich senken. Sparen auch Sie erhebliche Zeit und Kosten ein – durch die SAP-zertifizierte Prozessautomatisierungslösung invoiceLINE.
Entlastung Ihrer Buchhaltung
Zeit- und Kostenersparnis
Hohe Erkennungsquote
Keine Schnittstellen
Gewohntes Arbeitsumfeld
Regelmäßig neue Features
Entlastung Ihrer Buchhaltung
Ihre Buchhaltung spart sich manuelles Abtippen und kann sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Zeit- und Kostenersparnis
Durch digitalisierte und automatisierte Prozesse lässt sich der Aufwand für die Rechnungsbearbeitung deutlich senken.
Hohe Erkennungsquote
Keine Schnittstellen
Der gesamte Prozess läuft inside SAP ab. Das bedeutet, Sie müssen sich keine Sorgen um Ihre Daten machen, da diese nicht außerhalb des SAP-Systems gelangen.
Gewohntes Arbeitsumfeld
Dank der kompletten SAP-Integration müssen sich Ihre Mitarbeiter auf keine neue Software einstellen.
Kontinuierliche Weiterentwicklung
Wir setzen uns ständig mit neuen Fragestellungen auseinander und entwickeln unsere Produkte stetig weiter. So profitieren Sie immer wieder von neuen Funktionen und Verbesserungen.
Wichtige Bedingungen
Rechnungseingang
Je höher Ihr Rechnungsvolumen, desto höher Ihr ROI (invoiceLINE lite version für den Mittelstand).
Server für OCR
Archivierungslösung
Gute Stammdatenpflege
PDF-Vorgaben
Scanner für Briefpost
Wichtige Bedingungen
Rechnungseingang
Je höher Ihr Rechnungsvolumen, desto höher Ihr ROI (invoiceLINE lite version für den Mittelstand).
Gute Stammdatenpflege
Ihre Kreditoren und Kopfdaten müssen fehlerfrei gepflegt sein.
Server für OCR
Für die Verbindung von OCR an SAP muss ein Server zur Verfügung gestellt werden.
PDF-Vorgaben
Die Erkennung erfolgt am besten bei PDF-Dateien in schwarz-weiß.
Archivierungslösung
Dies ist notwendig für die Ablage von E-Mails mit Rechnungsanhängen.
Scanner für Briefpost
Für Rechnungen, die per Post eingehen, wird ein Scanner benötigt.
FÜR DEN MITTELSTAND
Sie suchen eine Lösung für die automatisierte Rechnungsbearbeitung, verarbeiten aber aktuell weniger als 50 Rechnungen am Tag? Dafür haben wir die invoiceLINE lite version geschaffen, die alle benötigten Funktionen abdeckt. Dank des mittelstandsoptimierten Preismodells können Sie damit auch bereits bei einem geringeren Rechnungseingangsvolumen einen hohen Return on Invest erreichen und damit wertvolle Zeit und Kosten einsparen.
MEHR INFOS
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann laden Sie sich gerne unser Factsheet herunter, melden Sie sich zu unserem Webinar an oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch. Für unsere Bestandskunden haben wir gerne die aktuellen Release Notes bereit.
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Wir entwickeln unsere invoiceLINE stetig weiter und veröffentlichen regelmäßig neue Release Notes. Sie sind bereits Bestandskunde? Dann informieren Sie sich gerne über die neuesten Produktupdates.
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Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen oder für ein erstes, unverbindliches Beratungsgespräch.
where we have already made
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invoiceswork
Wanzl GmbH & Co. KGaA
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Branche:
Hersteller von Einkaufswagen und Gepäcktransportwagen
Alois Müller GmbH & Co. KG
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Branche:
Lebensmittelhersteller
Nolte Küchen GmbH & Co. KG
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Sortimo International GmbH
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Henkell & Co. Sektkellerei KG
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Stromnetz Hamburg GmbH
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Stromversorgung