Gelangensbestätigung via AIF

Beim Versand von Waren innerhalb der EU erzeugt das AddOn automatisch eine Gelangensbestätigung auf Basis der SAP-Belegdaten. Das Dokument wird als interaktives PDF (Adobe Interactive Form) generiert und direkt per E-Mail an den Kunden gesendet. So entfällt das manuelle Erstellen, Versenden und Nachverfolgen einzelner Bestätigungen. Der gesamte Prozess läuft standardisiert und revisionssicher im Hintergrund.

Der Kunde kann die Gelangensbestätigung einfach digital ausfüllen und per Mausklick zurücksenden. Das interaktive Formular prüft die Eingaben auf Vollständigkeit, sodass Fehler bei der Rückmeldung praktisch ausgeschlossen sind. Nach dem Rückversand wird die Bestätigung automatisch im SAP-System empfangen und dem ursprünglichen Beleg zugeordnet, vollständig ohne Medienbruch.

Eingehende Bestätigungen werden systemseitig validiert, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten korrekt und vollständig sind. Anschließend wird die Gelangensbestätigung automatisch im SAP-Archiv abgelegt. Sie ist dadurch jederzeit direkt aus dem Beleg aufrufbar, ideal für Audits, Zollprüfungen oder interne Kontrollen.

Über ein zentrales Monitoring behalten Sie jederzeit den Überblick über alle versendeten, empfangenen oder ausstehenden Gelangensbestätigungen. Der Status jedes Dokuments wird übersichtlich angezeigt, von der Erstellung bis zur Rückmeldung. Fehler oder fehlende Rücksendungen lassen sich dadurch schnell identifizieren und gezielt nachverfolgen.

Sollte eine Gelangensbestätigung nicht rechtzeitig zurückgesendet werden oder fehlerhaft sein, kann sie direkt aus dem Monitoring erneut versendet werden. Optional lassen sich Eskalationsregeln definieren, etwa automatische Erinnerungen an den Empfänger oder Benachrichtigungen an die Sachbearbeitung. So stellen Sie sicher, dass keine Bestätigung verloren geht und alle Nachweise vollständig vorliegen.