EU E-Rechnungspflicht

Was Unternehmen jetzt wissen und umsetzen müssen und wie Sie gesetzeskonform bleiben.

Die EU treibt die Digitalisierung der Rechnungsprozesse weiter voran.
Seit Januar 2026 werden in mehreren Mitgliedstaaten verpflichtende E-Rechnungsformate nach EN 16931 eingeführt.

Belgien, Polen, Spanien, Frankreich und Kroatien führen im Laufe 2026 verbindliche E-Rechnungsstandards ein. Wir zeigen Ihnen, was sich ändert und wie Sie Ihr SAP-System jetzt zukunftssicher aufstellen.

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Folgende Pflichten gelten ab 2026

Belgien

Polen

Spanien

Kroatien

Belgien führte die E-Rechnungspflicht bereits zum 01. Januar 2026 ein. Unternehmen müssen Rechnungen im EN-16931-Standard über Peppol BIS 3.0 austauschen. Die Übermittlung erfolgt verpflichtend über das Peppol-Netzwerk, weshalb eine gültige Peppol-ID und eine Peppol-fähige Systemanbindung erforderlich sind.

Polen zieht zum 01. Februar 2026 nach. Hier wird die elektronische Rechnung zentral über das KSeF-System (Krajowy System e-Faktur) verarbeitet. Die Umstellung erfolgt gestaffelt, große Unternehmen starten zuerst, doch mittelfristig gilt die Pflicht für alle. Grundlage ist eine EN-16931-konforme XML-Rechnung, die vor Versand an KSeF validiert wird.

Spanien verfolgt einen eigenen Ansatz bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht und setzt auf das nationale System VERIFACTU, das auf zertifizierter Abrechnungssoftware basiert. Der ursprünglich für Anfang 2026 geplante Start wurde durch eine Anpassung der Gesetzgebung verschoben. Nach aktuellem Stand wird die verpflichtende Nutzung voraussichtlich im Jahr 2027 wirksam.

Die Regelung betrifft insbesondere Unternehmen, die nicht dem SII-Echtzeitmeldesystem unterliegen und ihre Rechnungen künftig über eine von der Steuerbehörde zertifizierte Software erstellen und melden müssen. Grundlage bleibt ein strukturiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat wie Facturae, das sich an den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 orientiert und eine standardisierte, digitale Verarbeitung ermöglicht.

Kroatien macht den nächsten Schritt mit der E-Račun-Plattform, deren Testphase im September 2025 lief. Offizieller Pflichteintritt war der 01. Januar 2026. Rechnungen müssen dann über die nationale Plattform eingereicht werden, ebenfalls basierend auf einem EN-16931-kompatiblen Format.

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur die Länder, die 2026 starten.
Auch viele weitere europäische Staaten treiben nationale E-Rechnungssysteme voran, darunter Frankreich (e-facture), Italien (SdI), Deutschland (XRechnung/ZUGFeRD), Österreich (e-Rechnung.gv.at), die Niederlande (UBL/Peppol) sowie Länder wie Portugal, Luxemburg, Schweden oder Dänemark.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Damit Rechnungen ab 2026 weiterhin rechtskonform versendet und empfangen werden können, sollten Unternehmen sich frühzeitig vorbereiten. Die Einführung der neuen Standards betrifft nicht nur das Rechnungsformat, sondern auch Prozesse, Systeme und Schnittstellen.

Wichtige Schritte sind:

N

Länderanforderungen prüfen

Identifizieren Sie, welche Länder für Ihr Unternehmen relevant sind, und welche technischen Vorgaben (Peppol, KSeF, VERI*FACTU, E-Račun) erfüllt werden müssen.

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Nationale Identifikatoren einrichten

Dazu gehören beispielsweise Peppol-IDs, Registrierungen im KSeF-System oder die Anbindung an nationale Plattformen.

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SAP-Systeme auf EN-16931 vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass Ihre SAP-Umgebung strukturiere E-Rechnungsformate erzeugen, validieren und übermitteln kann.

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Zentrale Steuerung und Monitoring etablieren

Eine transparente Verwaltung von Übertragungen, Statusmeldungen, Fehlern und Rückmeldungen ist entscheidend für gesetzeskonforme Abläufe.

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Prozesse und IT-Landschaft anpassen

Prüfen Sie, ob bestehende Abläufe, insbesondere in FI und SD, die neuen Validierungs- und Übermittlungsanforderungen unterstützen.

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